Sep 122013
 

Los archivos adjuntos constituyen uno de los aspectos más espinosos de la correspondencia electrónica. Dan pie a muchos errores por parte de quien escribe y a menudo entrañan riesgos e incomodidades para el destinatario. Aquí tienes algunos consejos para manejarlos de manera sensata:

1. No te pases con el tamaño de los adjuntos, que no desborden la cuenta del destinatario. Si son archivos pesados, es preferible subirlos a un servicio de almacenamiento en la nube y enviar un enlace. Hay muchos servicios de este tipo, no es cuestión aquí de hacerles publicidad.

2. Escoge un título que permita al destinatario identificar el archivo con facilidad. Pon el título desde la perspectiva del destinatario y no desde la tuya. Por ejemplo, tú puedes tener un documento que se titula “Currículum”, pero eso le va a servir de poco a quien lo reciba cuando lo guarde en su ordenador. Si de verdad quieres que te den el puesto de trabajo, renómbralo como “Currículum María Sarmiento”.

3. No borres ni modifiques la extensión del archivo al manipularlo. De lo contrario, será imposible abrirlo. No vayas a añadirle una nueva extensión a la que ya tenía: huele a virus. Mucha gente desconfía también por este motivo de los archivos comprimidos (.zip, .rar, etc.). Estos archivos son contenedores en los que se empaquetan diversos ficheros y siempre puede quedar la duda de si alguno de ellos será malicioso.

4. En la línea de lo que hemos dicho más arriba, es tu deber asegurarte de que no estás enviando archivos infectados con virus, troyanos y otras lindezas informáticas.

5. Asegúrate de que has incluido el adjunto antes de pulsar el botón de enviar. Así te evitarás esos segundos correos que dicen: “En el mensaje anterior se me olvidó adjuntar el archivo”. Yo tengo un sistema que me funciona bastante bien: primero agrego los archivos y después redacto el mensaje. Busca tu propio truco.

6. Comprueba que el archivo que adjuntas es el correcto. Nunca está de más abrir el archivo adjunto antes de enviarlo para ver qué es lo que estás mandando. Te puede evitar situaciones embarazosas.

7. No envíes el adjunto en un correo en blanco, añade por lo menos unas palabras en el cuerpo del mensaje que ayuden al destinatario a entender qué es lo que le mandas y a recuperarlo si dentro de unos meses o de un par de años tiene que hacer una búsqueda en su buzón de correo porque necesita precisamente ese documento que un buen día le mandaste.

Estas son unas mínimas notas de etiqueta informática, pero en cuestión de adjuntos, menos es más. Si necesitas intercambiar muchos archivos con una persona o grupo de personas, quizás sea el momento de que empieces a explorar herramientas que permiten compartir carpetas en línea, aunque por ahí ya vamos saliendo del terreno que es de mi incumbencia.

 12 de septiembre de 2013  escritura