Los correos electrónicos también tienen que tener su división en párrafos, como cualquier otro escrito (sobre todo si queremos que nos entiendan).
Lo ideal son párrafos cortos. Cada uno de ellos tiene que tener unidad de contenido, es decir, debe desarrollar una idea unitaria o un aspecto concreto dentro de una idea compleja. Eso es lo que se hace en este ejemplo:
Estimado Belisario:
Hemos recibido la documentación y el departamento de Recursos Humanos ha verificado que todo está en orden. Próximamente nos pondremos en contacto con usted para formalizar el contrato, tal como habíamos acordado.
El día de la firma pase primero por el despacho de Jenaro y él se encargará de acompañarle y guiarle en todos los pasos.
Un saludo,
Marta Rebolledo
En el mensaje de arriba tenemos varios párrafos. El primero es un simple encabezamiento; en el segundo se explica que todo está preparado y conforme para una contratación; en el tercero se dan instrucciones concretas para el día de la firma; en el cuarto nos despedimos; y en el quinto firmamos. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.
Al separar párrafos conviene dejar una línea en blanco, tal como se ha hecho arriba, porque así aumenta la legibilidad. Compara la versión de arriba y la de abajo para el mismo mensaje y juzga por ti mismo:
Estimado Belisario:
Hemos recibido la documentación y el departamento de Recursos Humanos ha verificado que todo está en orden. Próximamente nos pondremos en contacto con usted para formalizar el contrato, tal como habíamos acordado.
El día de la firma pase primero por el despacho de Jenaro y él se encargará de acompañarle y guiarle en todos los pasos.
Un saludo,
Marta Rebolledo
En un correo breve podemos permitirnos contarlo todo en un párrafo. Así podría quedar uno de estos correos superreducidos:
Hola, Engracia, que te mando las facturas que teníamos pendientes. Míralo todo bien porque el viernes salgo de viaje y no vuelvo hasta finales de la semana siguiente. Seguimos en contacto. Saludos, Celedonio
Pero si ves que ese párrafo (o cualquier otro párrafo) se va alargando, debes revisarlo y dividirlo en otros más pequeños. La informalidad del género permite algunas licencias, pero tampoco hay que abusar.