En certificados, instancias y otros documentos oficiales se produce un uso especial de los dos puntos que vemos ejemplificado en el texto siguiente:
Don Sisebuto Nonato, con DNI 00000000Z y domicilio en Madrid, C/ del Olvido, 1,
EXPONE:
Que las ramas del árbol situado frente a la ventana de su vivienda en la dirección arriba indicada le impiden ver el bosque, por lo que
SOLICITA:
Que la Dirección General de Parques y Jardines tenga a bien podar dicho árbol tan pronto como sea posible.
El texto de arriba presenta la estructura típica de una instancia. En este tipo de documentos hay dos verbos clave: expone y solicita. Estos se destacan situándolos en línea aparte, en mayúsculas y seguidos de dos puntos. Además, la palabra que viene a continuación se escribe con mayúscula inicial (este es uno de los pocos casos en que se debe escribir mayúscula después de dos puntos).
Este uso no solo se da en instancias, sino también en certificados (CERTIFICA:), edictos (ORDENA:), bandos (HACE SABER:) y otros documentos oficiales.
Se trata de un uso especial heredado de la tradición administrativa hispánica al que no hay que intentar buscarle mayor justificación ortográfica.