Una de las mayores desgracias que le pueden suceder a un orador es que le retiren la palabra. Sí, que le tengan que cortar.
Todos hemos presenciado (o vivido en nuestras carnes) este tipo de situaciones: como nos hemos empecinado en contar la vida y milagros de ese escritor que hemos elegido como tema, resulta que nos hemos metido en los minutos finales y no nos queda tiempo para hablar de su obra, que es lo que tenemos que hacer. ¿Cómo lo arreglamos? ¡Seguimos!… hasta que nos cortan. Donde pone escritor y obra puedes poner desarrollo y producto o historia de nuestra ONG y qué vamos a hacer con la subvención. Da lo mismo.
En esta vida nadie te da dinero ilimitado para que te compres todos los caprichos que te apetezcan. Nunca vas a tener una casa con espacio infinito para que la llenes de trastos. ¿Por qué crees que alguien te va a dar todo el tiempo que te venga en gana para contar lo primero que se te pase por la cabeza?
En una presentación oral el tiempo está tasado y el superarlo da muestras de escasa planificación, impericia y falta de profesionalidad. Además, es una descortesía hacia el público, hacia los organizadores y hacia los otros ponentes. Si tu presentación se alarga, se retrasan las de los demás.
Es muy difícil ocupar justamente el tiempo que tenemos asignado. Por eso, siempre hay un margen de tolerancia por arriba y por abajo, pero puestos a elegir, es preferible quedarse levemente por debajo. Los minutos que te sobren los puedes utilizar para agradecimientos, recalcar alguna cuestión, llamar la atención sobre implicaciones y derivaciones del tema que habría que considerar en otro momento y para que el público pueda intervenir.
Lo que no debes hacer en ningún caso es acelerarte, empezar a revolver en tus papeles y soltar de pronto perlas como estas: “Bueno, como ya no me da tiempo, voy a saltarme algunas cosas que traía preparadas”. “Se me quedan varios puntos sin explicar, pero bueno…”. Otro clásico es empezar a pasar a toda velocidad las diapositivas que estabas proyectando. Un edificio público tiene que tener un plan de evacuación por si hay una emergencia y una presentación en público tiene que tener su plan para abreviar. Señálate previamente en tus notas las partes que puedes eliminar. Resume. Cuenta lo esencial.
Si te atienes al tiempo establecido, comprobarás que la comunicación es más efectiva y que tienes más éxito en tus presentaciones. Poco a poco irás desarrollando el hábito y te ajustarás al tiempo de manera inconsciente.
No puedo estar más de acuerdo. Añado otra costumbre nefasta: el empezar a decir “y ya para ir terminando…” cuando en realidad apenas se ha pasado del ecuador de la ponencia. En vez de conseguir que al público se le haga más corta la exposición, el efecto conseguido es justamente el contrario. Es muy útil ir indicando periódicamente a los oyentes en qué parte de la presentación se encuentran, pero solo si las indicaciones son realistas.