Cómo redactar un correo electrónico: pon el retrato encima de la mesa

Niveles de formalidad

Es fundamental que sepas diferenciar niveles de formalidad cuando redactas correos electrónicos. Esto es algo que ya sucedía antiguamente con las cartas: no escribíamos igual una carta a los padres, a un amigo, a una proveedora o a un cliente. Lo que ocurre con el correo electrónico es que se ha ampliado el espectro por abajo, por la parte de la informalidad. El correo electrónico se ha tragado el equivalente de muchas notas manuscritas que antes dejábamos encima de la mesa de la cocina o en el escritorio de una compañera de trabajo.

Muchas personas me comentan que se sienten inseguras cuando se ponen a redactar correos electrónicos porque no aciertan con el tono. O se pasan de formales o se quedan cortos. Para solucionarlo, vamos a trabajar con tres preguntas que son la base sobre la que se construye todo el mensaje. Son los cimientos del edificio. Si sientas bien esa base, después el edificio lo vas a levantar más deprisa y este va a resultar más sólido. Para redactar un correo electrónico profesional y eficaz, hazte estas tres preguntas:

  1. ¿Qué quiero decir?
  2. ¿A quién se lo quiero decir?
  3. ¿Para qué se lo quiero decir?

Vamos por partes

Qué quiero decir

Para que la otra persona tenga claro lo que pretendes comunicarle, primero tienes que aclararte tú. ¿Qué es lo que quieres decirle? ¿Quieres convocar a esa persona a una reunión? ¿Quieres informarla sobre una reunión a la que no ha podido asistir? ¿Quieres hacerle una propuesta comercial? ¿Quieres comprarle algo?

Aquí vas a aplicar dos principios básicos:

  1. Que no falte nada.
  2. Que no sobre nada.

¿A qué me refiero cuando digo que no debe faltar nada? Eso significa que debes darle a tu destinatario toda la información que necesita.

La otra parte es que no sobre nada. La explicación también es sencilla: no le des información que no necesita. No incluyas información irrelevante en tus mensajes.

Y aquí te voy a revelar un secreto que diferencia a redactores expertos e inexpertos. Quien no sabe redactar intenta escribirlo todo bien a la primera. Muchas personas tardan veinte minutos o media hora en redactar un solo correo porque se detienen constantemente a buscar la expresión adecuada, dudan con el saludo que conviene utilizar, no ven claro qué es lo siguiente que conviene contar… El secreto es este:

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Escribe mal. Revisa bien.

Así, ganarás tiempo y obtendrás resultados mejores. Esto se aplica al correo electrónico y a todo tipo de textos. El escritor inexperto, cuando lee lo que otros escriben, se encuentra textos que presentan una forma pulida y acabada. El resultado es que tiende a pensar que eso se ha creado así desde el principio. En cambio, el escritor experto lo que intenta es volcar todas las ideas rápidamente en el documento. Se deja guiar por el contenido. A continuación viene la revisión. Y entonces sí que busca la palabra adecuada, poda lo que sobra, pule la ortografía… Yo nunca envío un correo electrónico sin revisar. Te aseguro que eso me ha evitado muchos disgustos.

A quién se lo quiero decir

La clave para acertar con el tono adecuado es que te imagines que estás hablando con una persona concreta. No estás escribiendo a un ente abstracto: estás escribiendo a Marina Fernández, jefa de personal de Frutas Lamonda; estás escribiendo a Mariano Gómez, un proveedor que se está retrasando con un suministro que necesitas; estás escribiendo a Paco Gálvez, un cliente de toda la vida que va estar encantado de recibir tu oferta. Si conoces a esa persona, haz la siguiente operación mental: pon su retrato (imaginario) encima de la mesa. Ahora que la estás viendo, puedes iniciar una conversación.

Otra posibilidad: vamos a suponer que no estás escribiendo a una sola persona, sino a un grupo. En ese caso, imagínate a una persona de ese grupo, una persona que sea representativa. Cuando la estés viendo, ponte a hablar con esa persona.

La clave está ahí: un correo es una conversación que estás manteniendo con una persona. Eres una persona que está hablándole a otra persona. Siempre. No lo olvides. Busca el tono adecuado para dirigirte a esa persona dependiendo de su carácter, de la relación que mantienes con ella, del grado de confianza que habéis adquirido (o no)…

Para qué se lo quiero decir

Un correo electrónico nunca se envía porque sí. Lo envías para algo. Quieres alcanzar un objetivo que te has fijado. Por ejemplo:

  • Quieres convencer para vender.
  • Quieres informar a alguien para colaborar.
  • Quieres informarte tú para completar correctamente una tarea.

Ese para qué es lo importante:

  • Estoy escribiendo este correo para vender.
  • Lo estoy escribiendo para colaborar.
  • Lo estoy escribiendo para completar correctamente una tarea.

Y si quieres que la otra persona haga algo concreto, díselo. Si pretendes que aproveche una oferta irresistible, díselo. Si deseas que lea un informe, déjaselo claro. Si necesitas instrucciones concretas, solicítalas. Si no se lo pides, no lo va a hacer. Mi experiencia es que cuando le digo al mundo lo que quiero, el mundo se esfuerza por darme gusto.

Por otra parte, si te das cuenta de que esperas muchas cosas diferentes de la otra persona, probablemente ese mensaje tiene un problema. A veces, lo que quieres escribir no es un correo, sino dos, tres… o más.